Videochamada: Dicas e ferramentas

Categorias Marketing Digital

Falamos aqui no blog na semana passada sobre algumas das melhores ferramentas para a gestão de equipes. E neste, vamos dar continuidade nas nossas dicas e ferramentas para o home office falando sobre as videochamadas.

Uma das maiores dificuldades o home office é a comunicação. Afinal, fazer as reuniões sem todos presentes é um grande desafio. Em casa, existem distrações e nem sempre os colaboradores têm as ferramentas necessárias.

Portanto, neste post você vai ver algumas ferramentas interessantes e dicas para facilitar as videochamadas durante a quarentena. Assim como mencionamos no post anterior, estas dicas são ótimas para o período de distanciamento social, mas ajudam bastante durante toda sua carreira. Vamos a elas!

Ferramentas de videochamadas para o home office

Começando com algumas ferramentas interessantes para as videochamadas.

1 – WhatsApp

Quando se pensa em videochamadas, convenhamos, que o WhatsApp não é a opção que vem logo a cabeça. Porém, o recurso de chamadas de vídeo pelo aplicativo é bem interessante. Com ele, é possível fazer ligações em grupos de até 4 participantes.

Então, por que o WhatsApp é uma boa ferramenta? Primeiramente, todo mundo usa e sabe usar. Afinal, o aplicativo está em 98% dos celulares brasileiros, e é muito provável que você o use todo dia. Além disso, é uma ótima opção para conversas rápidas, com uma única pessoa ou com um grupo pequeno de pessoas.

2 – Skype

O famoso Skype ainda pode ser bem interessante para fazer chamadas de vídeo. É um dos aplicativos mais reconhecidos no mercado, porém tende a ser voltado para um propósito mais casual. Por exemplo, seu recurso de videoconferência permite até 10 pessoas por chamada. Está disponível para Android, IPhone, Windows, macOS e Linux.

3 – Zoom

O Zoom tem se tornado uma das opções mais procuradas pelas empresas neste momento de quarentena. É uma plataforma com recursos gratuitos interessantes, permitindo videochamadas de duas a 25 pessoas.

É uma das ferramentas mais completas disponíveis, pois permite o envio de links, mensagens e apresentações, inclusive com o compartilhamento da tela. Então, o gestor pode liderar uma reunião com sua equipe, compartilhando sua tela para mostrar as informações. Automaticamente, o programa destaca a imagem de quem está falando.

4 – Hangouts

Outro recurso que merece destaque é o Hangouts do Google. Para qualquer pessoa que já tenha o G Suite, como o Gmail, o Google Docs e qualquer outro recurso, a empresa disponibilizou diversos recursos avançados do Hangouts de forma gratuita.

Por exemplo, o Hangouts permite vídeochamadas ao vivo com até 250 participantes. Ou seja, você certamente irá conseguir fazer reuniões com toda a empresa ou com um departamento, dependendo do seu tamanho.

Outra vantagem, é que as chamadas também podem ser gravadas e compartilhadas diretamente pelo Google Drive. Então, se o colaborador perder a reunião, pode assisti-la depois, sem problemas.

O maior benefício do Hangouts é a integração com a plataforma que você provavelmente já usa. O Gmail, Google Docs e o Drive são ferramentas já bem comuns, e o Hangouts permite que você fique no mesmo ambiente, além de ter uma interface bem simples.

Dicas para videochamadas durante o home office

Como cada uma das ferramentas acima tem um modelo gratuito, ou estão totalmente liberadas, vale apenas escolher algumas delas e experimentar para ver qual faz mais sentido para você e sua equipe. Porém, existem algumas dicas que ajudam bastante a melhorar a qualidade de suas vídeochamadas.

1 – Escolha um local adequado

Esta é uma dica que parece óbvia, mas que é bem importante. Ao fazer as ligações, é importante que você escolha muito bem o local onde irá assistir a reunião. Existem dois motivos principais para isso: o áudio e o visual.

No visual, existem detalhes que são bem incômodos para os outros participantes. Por exemplo, se usar um notebook, busque colocá-lo em uma superfície mais estável. Deixá-lo no colo pode fazer com que ele balance, o que é bem perturbador.

Além disso, busque otimizar a luz. Não fique com a câmera de frente para a luz. A mesma deve estar atrás da câmera e de frente para você. Caso contrário, o excesso de luz também é muito incômodo para quem está do outro lado.

Quanto ao áudio, busque um lugar bem sossegado para fazer as ligações. Afinal, com as crianças em casa, é normal que seja uma verdadeira barulheira. Mesmo se você morar sozinho, o barulho da rua também incomoda os outros participantes.

Contudo, a reunião não precisa ser 100% séria. Especialmente neste momento, em que todos estão presos em casa, uma conexão humana é muito importante. Então, deixe o seu filho pequeno aparecer na câmera para dar um oi, mostre o cachorro ou o gatinho, para a equipe conhecer. Ao fundo, coloque uma prateleira com seus colecionáveis nerds ou com a bandeira do seu time preferido. Isso também ajuda a deixar a videochamada um pouco mais humana e a relaxar.

2 – Cuidado com o que você compartilha

Por outro lado, se você é um gestor e está compartilhando a tela, certamente não quer que todos os 250 membros da reunião vejam seus e-mails não é? Por isso, tome muito cuidado com o que você compartilha.

O Hangouts, por exemplo, já vem com um recurso próprio para resolver este problema. Você pode escolher compartilhar apenas uma única janela, podendo reservá-la para a apresentação. Logo, todas as outras não são compartilhadas e ninguém vê seus e-mails.

3 – Agende videochamadas e convide os participantes ou improvise

Voltando ao exemplo do Hangouts, sua vantagem é a facilidade de integração com outros recursos da G Suite. Você pode convidar os participantes pelo Gmail, automaticamente colocando os compromissos em suas agendas. É algo bem simples e prático.

Por outro lado, você também pode improvisar uma reunião. Se estiver acontecendo uma conversa bem longa por e-mail, você pode decidir iniciar uma chamada no Hangouts para resolver logo o problema. 

4 – Explore os recursos de exibição

Algumas das ferramentas mais avançados mencionados acima, como o Hangouts e o Zoom, tem diversos recursos de exibição. Por exemplo, no Hangouts, durante a apresentação você pode trocar o que é exibido na tela. Então, se você está compartilhando um powerpoint e a equipe tem uma ótima ideia, pode trocar a imagem para os colaboradores, de modo que todos vejam a discussão.

Esses recursos são interessantes, pois deixam a reunião mais viva, como se fosse algo bem próximo.

Com estas dicas e ferramentas, suas reuniões mantém uma qualidade bem semelhante ao presencial. Portanto, vale experimentar as opções até encontrar a perfeita para você. E se quiser mais dicas de como manter a produtividade no home office durante a quarentena, assine a newsletter da M2BR Academy e não perca nenhum conteúdo!

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